বাংলা ও ইংরেজিতে ইমেইল লেখার নিয়ম

ই-মেইল (Email) হলো ‘Electronic Mail’ । এটি বিশ্বব্যাপী কম্পিউটার নেটওয়ার্ক এর একটি ডাকবক্স। মুহূর্তের মধ্যেই বিশ্বের যে কোনো প্রান্তে ইমেইলের মাধ্যমে বার্তা, তথ্য, ফাইল, ছবি, অডিও-ভিডিও সহ প্রায় সব ধরণের ডকুমেন্ট আদান -প্রদান করা যায়। ইমেইলে কাউকে তথ্য প্রদান করতে আপনাকে ইমেইল লেখার নিয়ম জানতে হবে।

আবার কেউ যদি আপনার ইমেইল ঠিকানায় কোনো বার্তা প্রেরণ করে তবে আপনাকে ইমেইল চেক করার নিয়ম জানতে হবে। ইলেক্ট্রনিক মেইলের মাধ্যমে তথ্য আদান প্রদানের জন্য প্রেরক ও প্রাপক উভয়েরই ইমেইল আইডি থাকা প্রয়োজন। আবার উভয়কেই ইমেইল এর ব্যবহার জানতে হবে।

ইমেইল মূলত ডিজিটাল চিঠি। আমরা কাগজ-কলমে সাধারণত যেভাবে চিঠি লিখি প্রায় একই নিয়ম ফলো করে ইমেইল লিখতে হয়। তবে ইমেইল যেহেতেু ইলেক্ট্রনিক মেইল, সেহেতু এর একটি নির্দিষ্ট নিয়ম রয়েছে।

আজ আমরা বাংলা ও ইংরেজিতে Email লেখার নিয়ম আপনাদেরকে বলে দেবো। পাশাপাশি প্রাক্টিক্যালিও তা দেখানোর চেষ্টা করবো। চলুন প্রথমেই জেনে নিই কিভাবে ইমেইল লিখতে হয়।

ইমেইল লেখার নিয়ম

ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে দুটি ইমেইল ঠিকানার প্রয়োজন হবে। প্রথমটি প্রেরকের ইমেইল, দ্বিতীয়টি প্রাপকের ইমেইল।

From : এখানে প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা দিতে হবে। যে কোনো ধরণের মেইল পাঠানোর জন্য From এর স্থানে প্রেরকের মেইল দেওয়া আবশ্যক। প্রেরণকারীর মেইল ঠিকানা ব্যতীত মেইল প্রেরণ করা যাবে না।

To : এখানে প্রাপকের ইমেইল আইডিটি দিতে হবে। অর্থাৎ, যেই ঠিকানায় আপনি মেইলটি করতে চাচ্ছেন, তার ইমেইল এড্রেসটি এখানে লিখতে হবে।

CC : CC এর পূর্ণরূপ হলো Carbon Copy । এটি ইমেইলের চমৎকার একটি ফিচার। একটি মেইলকে যদি একাধিক মানুষের কাছে একসঙ্গে পাঠানোর প্রয়োজন হয়, তবে CC ফিচারটি ব্যবহার করা হয়।

BCC : BCC  এর পূর্ণরূপ হলো Blind Carbon Copy । এই ফিচারটি প্রায় CC এর মতই। তবে এর একটি বিশেষত্ব হলো কেউ যদি BCC ফিচার ব্যবহার করে একসঙ্গে একাধিক ব্যক্তিকে ইমেইল প্রেরণ করে, তবে প্রাপকেরা দেখতে পাবে না যে এই মেইলটি আরো কাউকে পাঠানো হয়েছে।

Subject : এই স্থানে ইমেইল এর বিষয় লিখতে হবে। মনে করুন, আপনি আপনার বাবার কাছে ভার্সিটির বেতন চেয়ে ইমেইল করলেন, সেক্ষেত্রে ইমেইল এর বিষয় হবে ‘Asking for money’ / বেতনের জন্য টাকা প্রয়োজন।

Compose email : এটা ইমেইলের মূল অংশ। এখানে আপনাকে ইমেইলের বিস্তারিত বিবরণ লিখতে হবে।

কম্পোজ ইমেইল এর স্থানটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই অংশে অভিবাদন থেকে শুরু করে ইমেইল এর শেষ বাক্য পর্যন্ত খুব চমৎকার ভাবে ফুটিয়ে তোলা প্রয়োজন।

প্রফেশনালি Email লেখার নিয়য়ে এই বিষয়টা অতীব-জরুরি। যেমন: –

অভিবাদন

অভিবাদন হচ্ছে ইমেইল লেখা শুরু করার প্রথম লাইন। এখানে সাধারণত ব্যক্তিতে সম্বোধন করা হয়। যেমন ধরুন, আমরা যখন কাউকে ইমেইল পাঠাই তখন ইমেইল লিখতে গিয়ে প্রথমেই “স্যার বা ম্যাডাম” বাক্যটি উল্লেখ করি। এটাই মূলত অভিবাদন।

প্রাপকের একটি আকর্ষণের জায়গা হলো অভিবাদন। এজন্য প্রত্যেক ইমেইলের অভিবাদন থাকা চাই।

আরও পড়ুনঃ ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (মোবাইল ও কম্পিউটার থেকে) ।

অনেক ক্ষেত্রে ইমেইলের অভিবাদনে ব্যবহৃত শব্দের মাঝে ভিন্নতা থাকতে পারে। যেমন, Hi, Hello, Dear, Sir, Mr. বা Ms.ইত্যাদি।

অবশ্যই ইমেইল লেখার সময় অভিবাদনে উপযুক্ত শব্দ ব্যবহার করতে হবে।

প্রথম বাক্য

অভিবাদ দিয়ে ই-মেইল লেখা শুরু করার পর প্রথম বাক্যগুলো সাজানো নিয়ে বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখীন হতে হয়। নতুনদের ক্ষেত্রে এটা স্বাভাবিক।

শুরুটা যদি সালাম দিয়ে হয় তবে সাজােনোর প্রক্রিয়াটা অনেক সহজ হয়ে যায়।

যেমন আপনি শুরুটা এভাবে করলেন: ‘প্রিয় স্যার, আসসালামু আলাইকুম। আশাকরি ভালো আছেন / আশাকরি সবকিছু কুশলেই আছে’।

ইমেইলের মূল অংশ

ইমেইলের মূল অংশে অপ্রয়োজনীয় সকল ধরণের বাক্য উপস্থাপন করা অনুচিত। এখানে কেবল এমন বাক্যই উপস্থাপন করতে হবে, যেই বাক্যগুলোর দ্বারা মনের ভাবটা প্রাপক সহজেই বুঝতে পারে।

প্রয়োজনের তাকিদে লেখার পাশাপাশি ইমেজ/ ছবি / অডিও /ভিডিও ইত্যাদি দেওয়া যেতে পারে।

শেষ বাক্য

ইমেইলের মূল বক্তব্য উপস্থাপন করা শেষ হয়ে গেলে নিজের পরিচয় ও ইমেইলের কাঙ্খিত উদ্দেশ্য পূরণে কিছু বাক্য উল্লেখ করা যেতে পারে। যেমন-

ইমেইল যদি কোনো কিছু চেয়ে লেখা হয় তবে শেষ বাক্যে আপনার পরিচয় এভাবে দিতে পারেনঃ

নিবেদক,
শাকিল আহমেদ।

আপনার প্রিয় ছাত্র,
আহসান হাবিব।

আর ইমেইলের ভাষা যদি ইংরেজি হয় তবে এভাবে উল্লেখ করা যেতে পারে:

Your brother,
Khalid

Your friend,
Muhib

আবার ইমেইল এর উদ্দেশ্য যদি প্রশ্ন রিলেটেড হয় তবে শেষ বাক্য উত্তরের জন্য হতে পারে। যেমন-

দয়াকরে আপনার মতামত জানাবেন।

বাংলা ইমেইল লেখার নিয়ম (প্রাক্টিক্যাল)

মনে করুন, আপনার একটি চাকরি প্রয়োজন। বাংলাদেশের কোনো জাতীয় দৈনিক পত্রিকায় দেখতে পেলেন একটি চাকরির বিজ্ঞপ্তি দেওয়া হয়েছে। আপনার ইচ্ছেও আছে সেই চাকরিটি করার।

এক্ষত্রে আপনি চাকরির আবেদন পত্রটি ইমেইলের মাধ্যমে যেভাবে পাঠাতে পারেনঃ

From: [email protected]
To: [email protected]
Sent: শুক্রবার, ০১ জানুয়ারি ২০২২; সকাল ১০টা
Subject: সহকারী ব্যবস্থাপক পদে প্রার্থী

মাননীয় স্যার,
বাংলাদেশ প্রতিদিন-এ আপনার দেওয়া একটি বিজ্ঞাপন থেকে আমি জানতে পেরেছি যে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য কিছু সহকারী ব্যবস্থাপক নিয়োগ করতে যাচ্ছেন। আমি একজন প্রার্থী হিসেবে আবেদন করছি। আমি বিশ্বাস করি যে, এই ধরণের চাকরির জন্য আমার প্রয়োজনীয় যোগ্যতা এবং যথেষ্ট উৎসাহ রয়েছে। আমার আবেদনটি উপযুক্ত পক্রিয়ায় মূল্যায়ন করার অনুরোধ করছি।

বিনীত,
আজাহারুল ইসলাম
২০/৩ মিরপুর রোড
ঢাকা।

ইংরেজিতে ইমেইল লেখার নিয়ম (প্রাক্টিক্যাল)

মনে করুন, আপনার বন্ধু আপনার কাছ থেকে একটি বই ধার নিয়েছে। এখন আপনার পরীক্ষাও সন্নিকটে চলে এসেছে। তাই বইটি আপনার ভীষণ প্রয়োজন।

এখন আপনি আপনার বন্ধুন কাছ থেকে বইটি ফেরত পাওয়ার জন্য ইংরেজিতে ইমেইল লিখবেন, সেক্ষেত্রে আপনি নিচের ইমেইলটি ফলো করুন।

From: [email protected]
To: [email protected]
Sent: Sunday, January 1, 2023; 11:00 am
Subject: Please, return the book.

Dear Mahfuz,
I’ve not heard from you for a long time. I hope, you are keeping well by the grace of Allah. Do you remember you borrowed a book from me? It is the ‘Social work Bangla Guide’. You told me to return it last week. I think you’ve forgotten it. I need the book badly because the exam is knocking at the door. So, don’t make delay to return it. If you need it again you’ll take it after the exam. No more today. Good luck.

Your friend,
Muhib Khan

গুরুত্বপূর্ণ কিছু কথাঃ

প্রিয় পাঠক, ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে অবশ্যই সাবলীল ভাষায় সুন্দর ও সংক্ষিপ্ত ভাবে উপস্থাপন করতে হবে। বিশেষ করে ইমেইলের শিরোনামটি স্পষ্ট করতে হবে।

ইমেইল বাংলা ভাষায় লিখেন অথবা ইংরেজি ভাষায় লিখেন, ইমেইলে ব্যবহৃত ভাষায় যেনো বর্ণ ও শব্দচয়নে ভুল নাহয়। আবার ব্যাকরণের প্রতিও ভালো ভাবে লক্ষ্য রেখে ইমেইল লিখতে হবে।

তবে ইমেইলের ভাষাকে খুব বেশী জটিল করা যাবে না। যথাসম্ভব সহজ ভাষা ব্যবহার করাই উত্তম। আশকরি কিভাবে ইমেইল লিখতে হয় এই বিষয়ে আপনাদের পূর্ণাঙ্গ ধারণা দিতে সক্ষম হয়েছি।

আপনার যদি এখনো ইমেইল লেখার নিয়ম নিয়ে আরো কোনো প্রশ্ন থাকে তবে অবশ্যই কমেন্ট করবেন। আমি যথাসাধ্য আপনার প্রশ্নের উত্তর দেবো ইনশাআল্লাহ।